Sales & recruitment · WhatsApp-automatisering
KlantprojectTrust Marketing
Een salesvloer die zichzelf op scherp zet: tussenstanden, leadopvolging en planning draaien volautomatisch.
Van lead naar opvolging
- 01Nieuwe lead ontvangen
- 02Toegewezen aan een werver
- 03Opvolging via WhatsApp
- 04Rapportage automatisch bijgewerkt
In het kort
- Klant
- Trust Marketing
- Sector
- Sales & recruitment · WhatsApp-automatisering
- Onze rol
- Procesautomatisering, WhatsApp-integraties, rapportage
- Tijdlijn
- Doorlopend
- Team
- Elusive, automation
- Status
- Live in productie
Het product in beeld
De uitdaging
Wat er speelde
Trust Marketing draait op straat- en fondsenwerving vanuit meerdere vestigingen. Het aansturen gebeurde grotendeels handmatig: tussenstanden doorbellen, leads natrekken en planningen rondmailen.
Dat handmatige werk kostte tijd, liep achter de feiten aan en was per vestiging net even anders. De sturing die een salesvloer nodig heeft op de dag zelf ontbrak.
Onze aanpak
Hoe we het aanpakten
We brachten de dagelijkse aansturing onder in één laag automatiseringen die de sturing overneemt op het moment dat het telt.
Proces per vestiging
In kaart gebracht hoe elke vestiging werkt, van tussenstand tot planning, zodat de automatisering aansluit op de praktijk.
Alles op één server
Rond 45 automatiseringen gekoppeld op één server, zodat sturing, opvolging en rapportage vanuit één plek lopen.
Sturing in WhatsApp
De tussenstanden en milestones verschijnen automatisch in de teamgroep, daar waar het team toch al werkt.
Rapportage die zichzelf maakt
Maandelijkse PDF-rapportages per vestiging en dagelijkse coaching-prompts voor management, zonder handwerk.
Per stap
Van oude naar nieuwe werkwijze
- Stap
Tussenstanden
VoorheenTussenstanden werden per vestiging doorgebeld.
NuTussenstanden en milestones verschijnen elke 30 minuten vanzelf in de teamgroep op WhatsApp.
- Stap
Leadopvolging
VoorheenLeads werden met de hand nagetrokken. De helft werd binnen een dag gebeld, een deel helemaal niet.
NuLeads worden automatisch toegewezen en dagelijks gecontroleerd. Elke lead wordt binnen 24 uur gebeld.
- Stap
Planning
VoorheenPlanningen werden rondgemaild.
NuTeams, chauffeurs en weerafhankelijke locaties worden automatisch ingepland, rechtstreeks in Google Sheets.
- Stap
Rapportage
VoorheenRapportage kostte 1 tot 2 uur per dag per vestiging.
NuPDF-rapportages per vestiging maken zichzelf. Wat overblijft is 30 minuten per week voor alle vestigingen.
Wat we bouwden
Het systeem
Realtime sales-tussenstanden
Tussenstanden en milestones in de teamgroep, elke 30 minuten, volautomatisch.
Leadopvolging
Automatische toewijzing aan recruiters, een dagelijkse nog-niet-gebeld-check en win-back naar slapende leads.
Werf- en recruitmentplanning
Volautomatische planning van teams, chauffeurs en weerafhankelijke locaties, rechtstreeks naar Google Sheets.
Rapportage en coaching
Maandelijkse PDF-rapportages per vestiging plus dagelijkse coaching-prompts voor management.
Managementinformatie die bij elkaar komt
De weekstart-rapportage combineert sales en recruitment per vestiging. De cijfers worden naast de vorige week en het vierweeksgemiddelde gezet, met aandachtspunten bovenaan. Dat maakt het rapport een vertrekpunt voor overleg in plaats van een verzameling losse exports.
Opvolging rond het recruitmentproces
Automatiseringen ondersteunen onder meer nieuwe-leadmeldingen, belpogingen, afspraakbevestiging en het signaleren van niet-opgevolgde leads. De workflow sluit aan op de bestaande gegevensbronnen, zodat opvolging niet afhankelijk is van een losse herinnering.
Het resultaat
Waar het staat
Het dagelijkse rondbellen, natrekken en rondmailen is grotendeels vervangen door automatiseringen die vanzelf verschijnen op het juiste moment.
De salesvloer stuurt zichzelf op scherp: het team ziet zijn tussenstanden live en management krijgt de cijfers zonder erom te vragen. Waar voorheen de helft van de leads binnen een dag werd gebeld en een deel helemaal niet, wordt nu elke lead binnen 24 uur gebeld.
Automatisering werkt het best als niemand eraan hoeft te denken. Bij Trust stuurt ze het team elke dag aan, rustig op de achtergrond.
Zo'n systeem voor jouw organisatie?
Vertel ons waar het werk bij jullie blijft liggen. In dertig minuten weet je of hier iets voor te bouwen valt.
Verder lezen
- DienstenBedrijfsprocessen automatiserenGegevens die nu tussen systemen worden overgetypt, lopen door zonder dat iemand ze aanraakt.
- InzichtenWaar begin je met automatiseren?Hoe je het ene proces vindt dat het eerst geautomatiseerd moet worden, en waarom de grootste ergernis meestal het verkeerde beginpunt is.